Registerbeskrivning

Registeranvsvarig

Ålands Elandelslag (ÅEA)
Adress: Godbyvägen 193, 22100 MARIEHAMN
Tfn: 018 – 39250
FO-nummer 0205096-8
Kontaktperson som sköter registerärenden:
David Karlsson, kontaktuppgifter enligt ovan

Registrets namn

Ålands Elandelslags kundregister

Grund för förande av registret

Grund för förande av registret är 8 § i personuppgiftslagen.

Registrets ändamål

Personuppgifterna för Ålands Elandelslags nuvarande och tidigare kunder används i enlighet med personuppgiftslagen för att:

sköta och utveckla kundrelationen mellan ÅEA och dess kunder
underhålla, erbjuda, utveckla och leverera ÅEA:s produkter och tjänster samtsköta ÅEA:s interna och externa uppgifter i samband med produkterna och tjänsterna samt analysera användningen av produkterna och tjänsterna
marknadsföra produkterna och tjänsterna och sälja dem på distans samt genomföra marknads- och opinionsundersökningar
övervaka och driva in betalningar

I behandlingen av personuppgifter följer ÅEA tillämplig lagstiftning såsom bland annat elmarknadslagen, lagen om energieffektivitet och personuppgiftslagen.

Innehåll i registret

Följande uppgifter samlas i registret:

grunduppgifter (namn, kundnummer, mätarplatsnummer, personbeteckning, födelsedatum, kontaktuppgifter så som telefonnummer, e-postadress och adressuppgifter)
uppgifter i anslutning till fakturering, betalning och indrivning (bankuppgifter för direktbetalning och e-faktura samt uppgifter kring indrivning)
uppgifter som hänför sig till kundförhållande och avtal (såsom avtal och uppgifter som rör ikraftvarande och avslutade tjänster samt kundkontakter och kundkorrespondens)
uppgifter om kontaktperson för företag och organisationer
direktmarknadsföringstillstånd och -förbud som kunden meddelat samt en identifikationsuppgift för den registrerade
uppgifter som hänför sig till kategoriseringen av kunden
uppgifter som hänför sig till kundens användning av tjänster
uppgifter om energiförbrukningsplatsen
uppgifter om apparaterna på förbrukningsplatsen
uppgifter om energiförbrukningen
lov till och förbud mot marknadsföring
andra uppgifter som insamlats med tillstånd av den registrerade
telefoninspelningar

Vissa av ovanstående uppgifter (såsom grunduppgifter om den registrerade och uppgifter i anslutning till fakturering och indrivning, uppgifter om hänför sig till kundförhållandet och avtal samt uppgifter om förbrukningsplatsen) är en förutsättning för att kunna leverera tjänsterna till den registrerade. Lagstadgade skyldigheter förpliktar även den registeransvarige att samla in data (såsom uppgifter om energikonsumtion och -produktion). Att inte lämna dessa uppgifter, eller förhindra insamlingen, kan förhindra eller försvåra tillhandahållandet av den registeransvariges tjänster. Den registrerade kan, såsom beskrivs nedan, förbjuda insamlingen och behandlingen av uppgifter (såsom lov för marknadsföring).

Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifterna erhålls regelmässigt av den registrerade själv. Registret uppdateras med uppgifter som erhållits från kunderna i samband med offertförfrågningar, beställningar, avtal eller andra kontakter kring ärendet samt med energiförbrukningsuppgifter från energimätarna som installerats på kundens förbrukningsplatser.

Uppgifterna i registret kan även uppdateras från externa informationskällor så som

andra elbolag som verkar på energimarknaden i enlighet med myndighetsanvisningar och lagstiftning
Suomen Asiakastieto Oy:s och Intrum Justitia Oy:s register
uppgifter kan även samlas in och uppdateras från myndigheter och tredje parter inom ramen för tillämplig lagstiftning och myndighetsanvisningar för användning enligt denna registerbeskrivning
uppgifter uppdateras även på basen av bestämmelser för utbyte av information på elmarknaden

Alla kundsamtal till ÅEA kan spelas in.

Regelmässigt utlämnande av uppgifter och översändande av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter från ÅEA:s kundregister lämnas i regel inte ut till utomstående. Uppgifter kan lämnas ut till myndigheter och elmarknadsparter och i övrigt på det sätt som förutsätts i gällande lagstiftning. Uppgifter kan översändas i enlighet med registrets användningssyfte till ÅEA:s samarbetspartners, tjänsteleverantörer eller underleverantörer. Från registret översänds inte uppgifter till stater utanför EU eller EES.

Principerna för skydd av registret

Uppgifterna i kundregistret samlas i databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska metoder. Åtkomsträtt till uppgifterna har endast ÅEA:s anställda eller aktörer som ÅEA bemyndigat och som behöver uppgifterna i sitt arbete. ÅEA förutsätter att företagets personal och samarbetspartners förbinder sig att hemlighålla kunduppgifterna. De har användarnamn och lösenord till registret.

Övrigt

De lagringstider som ÅEA följer grundar sig på lagstiftning såsom bland annat elmarknadslagstiftning och avtalsförhållande mellan ÅEA och kunden samt därmed tillhörande rättigheter och skyldigheter. ÅEA använder inte automatiskt beslutsfattande vid behandlingen av personuppgifter.

Rätt till insyn, förbudsrätt och rätt att få uppgifter rättade

Enligt 26 § i personuppgiftslagen har den registrerade rätt att kontrollera uppgifterna om honom och yrka på rättelse av felaktiga uppgifter samt borttagande av onödiga och föråldrade uppgifter i registret. Den registrerade har, i de situationer som EU förordning 2016/679 artikel 20 stipulerar, rätt att få sina personuppgifter överförda till en annan registeransvarig. Den registrerade har också rätt att förbjuda ÅEA att behandla uppgifter om honom själv för direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring samt för marknads- och opinionsundersökningar. Den registrerade ansvarar för att ÅEA får rätta uppgifter och meddelar ÅEA om förändringar.

Begäran om insyn och rättelse samt meddelande om an vändning av förbudsrätt ska skickas skriftligen och undertecknad till:

Ålands Elandelslag
Godbyvägen 193
22100 Mariehamn.

Begäran om insyn kan också göras personligen hos den registeransvarige på adressen enligt ovan. Den registeransvarige får uppbära en skälig ersättning för lämnande av information, om den registrerade utnyttjar sin rätt till insyn fler än en gång per år. Den registrerade har, om hen anser att hens lagstadgade rättigheter kränkts, rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten Dataombudsmannens byrå, PB 800, 00521 Helsingfors.